Versie 1.0 — 5 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
SoloTeamCup is een eenmanszaak en is voor de eigen verwerkingen van persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor vragen over privacy kun je mailen naar support@soloteamcup.com. Ons vestigingsadres en de overige bedrijfsgegevens staan op Contact & bedrijfsgegevens.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de website, kopers, accounthouders, organisatoren, medeorganisatoren en personen van wie gegevens in een toernooi worden opgenomen.
Voor accountbeheer, verkoop, betalingen, ondersteuning, beveiliging en de eigen bedrijfsvoering bepaalt SoloTeamCup zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. SoloTeamCup is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.
Een organisator bepaalt zelf welke deelnemers aan een toernooi meedoen, welke namen worden ingevoerd en met wie toernooi-informatie wordt gedeeld. Wanneer een organisator dit namens een club, school, onderneming of andere organisatie doet, is die organisatie in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de toernooigegevens en verwerkt SoloTeamCup deze gegevens als verwerker. Hiervoor gelden de verwerkersvoorwaarden van SoloTeamCup. De precieze rolverdeling kan afhangen van de concrete situatie.
3. Welke gegevens verwerken we?
SoloTeamCup kan de volgende gegevens verwerken:
Website en gebruik
- bezochte pagina’s;
- niet-herleidbare acties, zoals het gebruiken van een knop of onderdeel;
- verwijzende website, land op hoofdlijnen, apparaattype, besturingssysteem en browsercategorie, voor zover Plausible Analytics deze gegevens anoniem en geaggregeerd meet;
- IP-adres en technische verzoekgegevens voor zover de webserver of beveiligingsvoorzieningen deze tijdelijk verwerken.
Account en toegang
- e-mailadres;
- technisch accountnummer en toegangsrol;
- taal- en accountvoorkeuren;
- datum van accountaanmaak en laatste aanmelding;
- gehashte, eenmalige inlog-, uitnodigings- en e-mailwijzigingstokens;
- noodzakelijke sessie- en beveiligingsgegevens.
SoloTeamCup gebruikt wachtwoordloze toegang via een eenmalige link per e-mail. Een gewone inloglink en een link voor wijziging van het e-mailadres zijn 15 minuten geldig. Een uitnodigingslink voor een medeorganisator is 24 uur geldig.
Aankoop en betaling
- voor- en achternaam;
- e-mailadres en factuurland;
- optioneel: organisatienaam of clubnaam en btw-nummer;
- bestelling, product, aantal credits, prijs, valuta, btw, betaalstatus, ordernummer en betaalreferentie;
- gegevens die nodig zijn voor facturatie, boekhouding, terugbetaling, fraudepreventie en geschillen.
SoloTeamCup ontvangt niet alle bank- of kaartgegevens. De gekozen betaalmethode kan ertoe leiden dat Mollie zulke gegevens rechtstreeks verwerkt.
Toernooien
- naam en status van het toernooi;
- door de organisator ingevoerde deelnemersnamen;
- teams, rondes, speelvelden, schema’s, scores, uitslagen en ranglijsten;
- eventuele clubnaam, huisstijlkleur en clublogo;
- aanmaak-, wijzigings-, start- en afrondingsmomenten;
- gegevens die nodig zijn om te bepalen wie eigenaar of medeorganisator is.
SoloTeamCup vraagt niet om leeftijden, adressen of contactgegevens van deelnemers.
Medeorganisatoren
- het door de organisator opgegeven e-mailadres;
- verzend- en acceptatiestatus van de uitnodiging;
- de relatie met het gedeelde toernooi en de bijbehorende toegangsrol.
De medeorganisator ontvangt automatisch een uitnodigingsmail. Het e-mailadres is afkomstig van de organisator en wordt bij aanvaarding gebruikt als SoloTeamCup-account. Het account kan na afloop of verwijdering van het gedeelde toernooi blijven bestaan.
Contact en marketing
- inhoud en technische gegevens van supportcorrespondentie;
- nieuwsbriefvoorkeur, datum en wijze van toestemming en datum van intrekking;
- een minimale afmeldregistratie om te voorkomen dat iemand na afmelding opnieuw ongewenste commerciële e-mail ontvangt.
4. Waarom verwerken we gegevens?
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Account aanmaken, beveiligen en toegang geven | account-, e-mail- en toegangsgegevens | uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij veilige toegang |
| Een medeorganisator uitnodigen | e-mailadres, uitnodiging en toegangsrol | uitvoering van de dienst en gerechtvaardigd belang van de organisator en SoloTeamCup |
| Bestelling, betaling, credits en terugbetaling afhandelen | klant-, order- en betaalgegevens | uitvoering van de overeenkomst |
| Boekhouding, belasting en wettelijke administratie | factuur-, order- en betaalgegevens | wettelijke verplichting |
| Toernooien uitvoeren en bewaren | toernooi-inhoud en deelnemersnamen | verwerking in opdracht van de organisator; voor eigen technische onderdelen uitvoering van de overeenkomst |
| Ondersteuning en geschillen behandelen | account-, order-, toernooi- en correspondentiegegevens | uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij dienstverlening en rechtsbescherming |
| Misbruik, fraude en beveiligingsincidenten voorkomen en onderzoeken | account-, betaal-, token-, IP- en loggegevens | gerechtvaardigd belang bij beveiliging en, waar van toepassing, wettelijke verplichting |
| Gebruik van de website op hoofdlijnen meten | anonieme en geaggregeerde gebruiksgegevens | gerechtvaardigd belang bij verbetering van de website en dienst |
| Nieuws en aanbiedingen sturen | e-mailadres en toestemmingsregistratie | toestemming |
Wanneer we ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen we dit belang af tegen de gevolgen voor de betrokken persoon en beperken we de gegevens tot wat redelijkerwijs nodig is.
5. Deelnemers en minderjarigen
De organisator is verantwoordelijk voor een geldige grondslag voor het invoeren en delen van deelnemersnamen. De organisator informeert deelnemers en, wanneer dat wettelijk nodig is, hun ouders of verzorgers. De organisator voert geen gegevens in die voor het toernooi niet nodig zijn.
Deelnemersnamen kunnen betrekking hebben op personen jonger dan 16 jaar. SoloTeamCup vraagt geen leeftijd en verzamelt geen rechtstreekse contactgegevens van deelnemers. SoloTeamCup richt commerciële communicatie niet specifiek op kinderen.
Een deelnemer of ouder/verzorger kan voor correctie of verwijdering eerst contact opnemen met de organisator. Een verzoek mag ook naar support@soloteamcup.com worden gestuurd. SoloTeamCup stemt de afhandeling waar nodig af met de verantwoordelijke organisator.
6. Openbare toernooilinks
Een organisator kan bewust een openbare link maken waarmee deelnemersnamen, schema’s, scores, uitslagen en ranglijsten zichtbaar zijn. Iedereen die over de link beschikt kan deze informatie bekijken en de link doorsturen.
De link:
- is maximaal zeven dagen geldig;
- kan door de organisator eerder worden ingetrokken of vervangen;
- wordt technisch voorzien van
noindex, nofollow; - wordt met maatregelen tegen browser- en tussenopslag aangeboden;
- gebruikt een beleid waardoor de volledige link niet als verwijzende URL behoort te worden meegestuurd.
Het weren van zoekmachines maakt de pagina niet besloten. De organisator blijft verantwoordelijk voor de personen met wie de link wordt gedeeld.
7. Met wie delen we gegevens?
SoloTeamCup verkoopt geen persoonsgegevens. We gebruiken de volgende dienstverleners:
| Ontvanger | Functie en gegevens |
|---|---|
| Indiv Hosting | hosting van website, database en e-mail, met bijbehorende opslag, back-ups en beveiliging; kan daarbij account-, toernooi-, e-mail-, IP- en loggegevens verwerken |
| Mollie | afhandeling van betalingen, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen; Mollie is voor normale betaaldiensten zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke |
| Plausible Analytics | privacyvriendelijke meting van paginaweergaven en niet-herleidbare acties; Plausible verwerkt websitebezoekersgegevens binnen de Europese Unie |
Mollie kan afhankelijk van de betaalmethode onder meer betaalgegevens, IP-adres, apparaat- en browsergegevens en soms naam, adres of e-mailadres verwerken. Op de verwerking door Mollie is ook de privacyverklaring van Mollie van toepassing.
Plausible plaatst geen analytische cookies en slaat geen ruw IP-adres op. Voor het tellen van een bezoek kan Plausible het IP-adres en de browserinformatie kortstondig verwerken tot een dagelijks wisselende waarde. De geheime waarde waarmee dit gebeurt wordt iedere 24 uur vervangen. SoloTeamCup stuurt geen namen, e-mailadressen, ordernummers, gebruikers- of toernooi-ID’s, toernooititels of deelnemersgegevens als analytische gebeurtenis of eigenschap.
We kunnen gegevens daarnaast delen wanneer de wet dit verplicht, voor een gerechtelijk bevel, ter bescherming van rechten of veiligheid, of met een professionele adviseur die aan geheimhouding is gebonden.
8. Datalocatie en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
SoloTeamCup gebruikt Indiv Hosting voor de hosting van de dienst. De vestigingsplaats van een hostingbedrijf bepaalt niet vanzelf waar alle gegevens, back-ups en ondersteuningsdiensten worden verwerkt.
Plausible verwerkt websitebezoekersgegevens binnen de Europese Unie. Mollie bepaalt voor haar eigen betaaldienst welke leveranciers en wettelijke waarborgen zij gebruikt.
Wanneer SoloTeamCup persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte laat verwerken, is daarvoor een wettelijk toegestane grond nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen met de waar nodig vereiste aanvullende maatregelen. Bij zulke doorgiften vermeldt deze verklaring welke waarborg wordt gebruikt en hoe je daarover informatie of een kopie kunt krijgen. Dat klanten de dienst vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken, is op zichzelf geen keuze van SoloTeamCup om gegevens daar op te slaan.
9. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Afgerond toernooi | waarschuwing na 23 dagen; geplande verwijdering vanaf 30 dagen na afronding en nooit eerder dan 7 volledige dagen nadat WordPress de waarschuwing voor verzending heeft geaccepteerd |
| Niet-gestart toernooiconcept | waarschuwing na 83 dagen; geplande verwijdering vanaf 90 dagen na de laatste inhoudelijke wijziging en nooit eerder dan 7 volledige dagen nadat WordPress de waarschuwing voor verzending heeft geaccepteerd; alleen openen verlengt de termijn niet |
| Gestart maar niet afgerond toernooi | waarschuwing na 83 dagen; geplande verwijdering vanaf 90 dagen na de laatste inhoudelijke activiteit en nooit eerder dan 7 volledige dagen nadat WordPress de waarschuwing voor verzending heeft geaccepteerd |
| Gratis testtoernooi | verwijdering 90 dagen na de laatste inhoudelijke activiteit, zonder voorafgaande waarschuwing |
| Openbare toernooilink | toegang vervalt uiterlijk 7 dagen na aanmaak of direct na intrekking; technische tokengegevens verdwijnen uiterlijk met het toernooi |
| Account zonder credits en zonder bewaarde toernooien | verwijdering of anonimisering na 2 jaar zonder aanmelding; waarschuwing 30 dagen vooraf |
| Account met ongebruikte betaalde credits | geen automatische verwijdering zolang de credits bestaan; betaalde credits verlopen niet |
| Bestel-, betaal-, factuur- en creditadministratie | in beginsel 7 jaar overeenkomstig de fiscale bewaarplicht; 10 jaar voor transacties waarop later de Unieregeling of Invoerregeling van toepassing is |
| Supportcorrespondentie | maximaal 2 jaar na definitieve afhandeling, tenzij langer nodig voor een geschil of wettelijke verplichting |
| Nieuwsbrieftoestemming | zolang de toestemming geldt; minimale bewijsgegevens maximaal 5 jaar na intrekking, onder voorbehoud van juridische eindcontrole |
| Eenmalige toegangstokens | onbruikbaar na 15 minuten voor aanmelding en e-mailwijziging en na 24 uur voor een uitnodiging; de bewaartermijn van de bijbehorende technische records wordt vóór publicatie vastgesteld |
| Server-, toegangs- en beveiligingslogs | bewaard voor het vaststellen en onderzoeken van technische fouten, misbruik en beveiligingsincidenten; verwijdering of anonimisering zodra zij voor die doelen niet meer nodig zijn; gegevens voor een concreet incident of geschil worden afzonderlijk bewaard zolang de afhandeling of een wettelijke verplichting dat vereist |
| Back-ups | maximaal 90 dagen volgens het beoogde bewaarbeleid |
Gegevens die uit de actieve omgeving zijn verwijderd, kunnen nog maximaal 90 dagen in een beveiligde back-up staan. Back-ups worden alleen gebruikt voor herstel na een incident. Wordt een back-up teruggezet, dan worden gegevens die volgens het bewaarbeleid al verwijderd hadden moeten zijn opnieuw verwijderd.
Een verzoek om accountverwijdering kan worden gestuurd naar support@soloteamcup.com. SoloTeamCup verwijdert of anonimiseert de gegevens die niet meer nodig zijn. Financiële gegevens en andere gegevens die wettelijk of voor een concreet geschil nodig blijven, worden afgescheiden en beperkt bewaard. Als een gebruiker na afloop van de bedenktijd zelf kiest voor definitieve accountverwijdering terwijl betaalde credits over zijn, vervallen die credits alleen na een afzonderlijke, uitdrukkelijke bevestiging.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
SoloTeamCup gebruikt alleen technieken die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website, zoals WordPress-inlogcookies, een accountsessie en WooCommerce-cookies voor winkelmand en bestelling. Plausible Analytics gebruikt geen cookies, browseropslag of blijvende identificatiemiddelen voor de bezoekmetingen.
Daarom vraagt SoloTeamCup geen toestemming via een cookiebanner. Als later niet-noodzakelijke cookies, ingesloten media of andere volgsystemen worden toegevoegd, passen we eerst de toestemmingskeuze en deze verklaring aan.
11. Nieuwsbrieven en aanbiedingen
SoloTeamCup stuurt noodzakelijke berichten over accounts, toegang, aankopen, toernooien, verwijdering, veiligheid en ondersteuning zonder nieuwsbrieftoestemming wanneer dat nodig is voor de dienst.
Nieuwsbrieven en aanbiedingen worden alleen verzonden wanneer daarvoor een geldige grond bestaat. Bij toestemming gebruikt SoloTeamCup een afzonderlijke, niet vooraf aangevinkte keuze. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de afmeldlink in het bericht of via het account. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die plaatsvonden voordat de toestemming werd ingetrokken.
12. Beveiliging
SoloTeamCup treft passende technische en organisatorische maatregelen. Daarbij horen onder meer versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, eenmalige inloglinks, opslag van tokenwaarden als hash, beperkte geldigheid van links, back-ups en het vermijden van persoonsgegevens in analytische gebeurtenissen. Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.
13. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heb je recht op:
- inzage in jouw persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste gegevens;
- verwijdering van gegevens;
- beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
- overdracht van gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;
- intrekking van toestemming;
- een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stuur een verzoek naar support@soloteamcup.com. SoloTeamCup kan redelijke informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen, maar vraagt niet om wachtwoorden. Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand beantwoord. Een gegevensoverdracht wordt voorlopig handmatig verzorgd; de printfunctie voor een ranglijst is niet de volledige gegevensoverdracht.
Een klacht kan ook worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
14. Datalekken
SoloTeamCup onderzoekt beveiligingsincidenten en registreert datalekken. Waar de wet dit vereist, meldt SoloTeamCup een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert SoloTeamCup de betrokken personen. Wanneer SoloTeamCup als verwerker optreedt, informeert SoloTeamCup de verantwoordelijke organisator volgens de verwerkersvoorwaarden.
15. Wijzigingen
SoloTeamCup kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat op de website. Bij een belangrijke wijziging informeren we accounthouders op passende wijze.
